상품이나 서비스를 거래하면서 증빙용의 명세서 형식으로 전달할 수 있는 거래명세서 양식입니다. 한글 hwp, 엑셀 xls, 워드 doc, pdf 파일로 무료 다운로드할 수 있도록 각각 이미지 밑에 원본 파일로 첨부를 했습니다.
거래명세서 뜻
거래명세서란 거래내역을 작성하고 기록하여 구매자에게 전달하는 문서를 의미합니다. 고객에게 전달하는 일종의 영수증 개념과 같은 뜻으로 활용할 수 있으며 주로 재화나 용역, 상품, 제품, 서비스 등 제공한 내역에 대해서 품목, 규격, 수량, 단가, 공급가액과 세액, 합계 등을 명시하여 전달하게 됩니다. 법정 서식이 있는 것은 아니지만 일반적으로 기업간 거래 또는 고객과의 거래에서 많이 활용이 되고 있는 서식을 총 다섯가지 만들어 업로드를 했습니다.
거래명세서 양식 다운로드
1번 파일은 파란색의 공급받는자 보관용과 빨간색의 공급자 보관용을 작성할 수 있는 거래명세표 양식입니다. 엑셀 같은 경우에는 자동 합수가 들어가 있기 때문에 수량과 단가를 입력하게 되면 공급가액과 세액이 자동으로 계산이 되며, 하단 빨간색 부분에도 자동으로 입력이 됩니다. 가운데 절취선이 있어 프린트를 한 후 수기 전용으로 고객에게 전달하셔도 됩니다.
다음 2번 서식은 사업자 등록번호와 상호 법인명, 사업장 주소, 업태 및 종목, 전화번호 등의 공급자에 대한 정보만 기입할 수 있는 거래명서세입니다. 좌측 귀하란에는 고객명 또는 거래될 업체명을 작성하시면 되며 마찬가지로 엑셀 같은 경우에는 수량과 단가를 입력하게 되면 공급가액과 세액, 합계금액이 자동으로 계산이 됩니다. a4 한장의 크기에 맞게 명세서를 전달하거나 오래전부터 사용해왔던 고전적인 느낌의 명세서를 찾으시는 분들에게 적합한 서식이 될 것 같습니다.
3번파일은 2번 파일과 전반적인 구성은 동일하지만 공급가액과 세액을 한글로 기입할 수 있는 란입니다. 간혹 거래명세서에 직원이 실수로 금액이 잘못 발행이 되는 경우도 있어 이러한 상황들을 예방하기 위해 원 단위로 기입할 수 있는 서식을 활용하는 것도 좋을 것 같습니다.
다음은 조금 더 깔끔하고 세련된 느낌의 거래명세서를 선호하신다면 위의 4번 파일을 다운로드해보시는 것도 좋을 것 같습니다. 기존의 거래명세서들의 구성과 동일하게 우측 상단에 공급자와 상호, 대표자 성함, 등록번호와 주소, 전화번호를 기입할 수 있습니다. 마찬가지지로 엑셀파일을 다운로드하시면 수량과 단가 입력시 공급가액과 세액이 계산이 됩니다.
5번 파일은 4번과 동일한 구성이지만 공급자용과 공급받는자용 2부를 A4 한장에 함께 작성이 될 수 있는 서식입니다.
거래명세서 작성법 (작성과 전달요령)
- 공급 업체에 대한 상호, 대표자 성함, 사업자 등록번호, 주소, 전화번호 등의 정보를 기입하고 저장합니다.
- 품명, 규격, 수량, 단가를 입력합니다.
- 공급가액과 세액이 고객(거래업체)에게 받은 금액과 맞게 계산이 되었는지 확인합니다.
- 인수자가 되는 구매고객(거래업체)의 성명/상호명을 미리 기입합니다.
- 작성된 거래명세표를 프린트한 후 직접 전달, pdf 파일이나 jpeg 파일로 메일, 문자, 카톡, 팩스 등 고객에게 안내된 전달망으로 전달합니다.
여기에서 공급자의 도장은 꼭 작성하지 않으셔도 됩니다. 구매를 한 고객이 공기업이나 기관인 경우 구매한 대금에 대해 결제를 위해서 상부에 보고를 해야할 때 거래명세서에 반드시 공급업체의 직인이나 도장을 찍은 명세서로 올려야하는 경우도 있습니다. 이럴 때는 디지털 도장으로 작성해도 되는지 확인을 해볼 필요가 있으며 직접 찍은 도장이어야 한다면 작성한 명세서를 출력한 후 도장으로 찍어 스캔을 해서 송부하면 됩니다.
만약 개인 고객이나 일반적인 기업, 업체라면 그냥 구매고객이나 담당자의 성함 정도만 작성해서 전달해도 됩니다. 어차피 거래명세란 증빙용으로 보관하거나 보고용, 보관용으로만 작성되어 전달되는 경우가 많습니다. 세금계산서는 국세청에서 전자세금계산서로 작성하는 경우가 많으니 이 부분도 꼭 알고 계시면 좋을 것 같습니다.
만약 다른 구성의 거래명세서나 견적서 양식을 찾으신다면 위의 페이지를 방문하시면 됩니다.